Konsep Kunci Komunikasi Organisasi

Ada beberapa hal yang membuat sukses dalam suatu komunikasi organisasi atau beberapa kunci sukses komunikasi organisasi,diantaranya adalah:

1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus tanpa henti maka dikatakan sebagai suatu proses. Misalnya contoh proses pendirian suatu bank desa di suatu daerah. Dengan menggunakan serentetan proses komunikasi, warga desa tersebut telah mendirikan suatu organisasi sebagai respons terhadap kebutuhan lingkungannya.

2. Pesan
Adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan Bahasa (verbal dan non-verbal) penerima (internal dan pesan disebarluaskan) arus tujuan dari pesan (berkenaan dengan tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan dan inovasi/Redding dalam Goldhaber, 1986). Menurut Thayer arus tujuan dari pesan adalah untuk memberi informasi, mengatur, membujuk & mengintegrasikan ).

3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang tersebut melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.
Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh faktor yang masing-masing mempengaruhi jaringan komunikasi yaitu :

Hubungan peranan (formal dan informal) arah dan arus pesan (komunikasi kepada atasan, komunikasi kepada bawahan dan komunikasi horizontal) isi dari pesan, maksud disini adalah komunikasi yang maksudnya selangkah demi selangkah atau dari orang ke orang lain.

4. Keadaan Saling Tergantung
Keadaan saling tergantung antara satu bagaian dengan bagian lainnya telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu system terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagaian lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi.

5. Hubungan Karena organisasi
Merupakan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia.  Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang menfokuskan kepada tingkahlaku komunikasi dari orang yang terlibat dalam satu hubungan perlu dipelajari.

6. Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu a suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan :

Lingkungan internal (karyawan, golongan fungsional dari organisasi, komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk/jasa dsb) lingkungan eksternal ( pelanggan, kompetitor, teknologi, dsb)

7. Ketidakpastian
Adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam suatu organisasi disebabkan oleh terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu urusan utma dalam komunikasi organisasi adalah menentukan dengantepat berapa banyaknyainformasi yang diperlukanuntuk mengurangi ketidakpastian tersebut. Jadi ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang diperlukan dan juga terlalu banyak yang diterima.

Untuk mengurangi ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, penelitian, pengembangan organisasi dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integritas yang tinggi.
Pendekatan komunikasi organisasi untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :

1. Pendekatan Makro
Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

a. Memproses informasi dan lingkungan
Maksudnya adalah menyesuaiakan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yanf relevan dengan keadaan dalam organisasi, kemudian merumuskan suatu respons yang tepat terhadap input informasi tersebut.

b.Mengadakan identifikasi suatu organisasi menggunakan informasi yang telah di proses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negoisasi, persetujuan dengan relasi relaasi yang potensional dari langgananya. Proses penyesuaian diri ini dinamakan dengan identifikasi.

c.Melakukan intergrasi dengan organisasi lain tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas aktivitas organisasi lainnya dalam lingkungan.

d. Menentukan tujuan organisasi dari semua kegiatan organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi sangat penting adakah menentukan tujuan organisai.

2. Pendekatan Mikro
Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
b. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
c. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
d. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan
e. Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

3. Pendekatan individual
Berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

a. Berbicara pada kelompok kerja
b. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
c. Menulis dan mengonsep surat
d. Berdebat untuk suatu usulan